苏州工业园区会计服务外包示范基地公司秘书服务操作规范（试行）

第一章总则

    第一条 根据《苏州工业园区会计服务外包示范基地公司秘书服务管理规程（试行）》，为了合规、有序地开展公司秘书业务，特制定本规范。

第二章 服务内容

    第二条 服务项目：为公司代理注册、变更、注销、年检以及A类企业住所托管服务。

    第三条 服务方式：为代书、代办、代理、联络、通知、文件保管、住所托管等方式，向客户提供与公司注册、变更、注销、年检、住所托管等公司秘书服务。

    第四条 服务对象：A类企业和B类企业。定义详见《苏州工业园区会计服务外包示范基地公司秘书服务管理规程（试行）》。

第三章 业务委托关系的确立

    第五条 委托人有权自主选择具有资质的中介机构提供公司秘书服务。委托人有权自主选择A类或B类公司秘书服务。

    第六条 经过友好磋商，委托人与具有资质的中介机构应签订书面委托协议或者合约。

    第七条 委托协议或者合约自签订之日起30日内，向苏州工业园区工商行政管理机关进行备案后生效。

第四章 专业规范

    第八条 文件收集准备阶段规范

    自委托协议备案后，中介机构内从事公司秘书服务的人员（以下简称“公司秘书”）应及时与苏州工业园区工商行政管理机关，就有关委托人委托代理的申请事项进行沟通，并起草、修改、准备需要递交苏州工业园区工商行政管理机关的工商登记申请文件。

    委托人应保证工商登记申请文件中公司信息的准确性。

    公司秘书根据委托人的要求起草、修改、准备文件并保证文件的合法性。

    公司秘书起草、修改、准备的文件内容应在向苏州工业园区工商行政管理机关提交之前，通过邮件、书信或者传真等书面方式提交委托人进行内容实质性审核。

    根据工商行政管理机关的要求，文件需要委托人签字盖章的，委托人应在审核后的文件上签字盖章。委托人应保证其签字盖章的真实性与合法性。

    第九条 办理申请递交规范

    根据苏州工业园区工商行政管理机关要求，公司秘书向苏州工业园区工商行政管理机关提交经委托人审核的文件。

    工商行政管理机关接受申请文件或者出具申请文件受理书，公司秘书应及时书面或者口头通知委托人。

    如果工商行政管理机关拒绝受理公司秘书提供的申请文件，公司秘书在与苏州工业园区工商行政管理机关沟通后将拒绝受理的理由及其他要求，及时书面或者口头的通知委托人，并根据苏州工业园区工商行政管理机关的要求，修改原文件或者补充提供新文件。

    第十条 核准文件及证照领受交付规范

    经苏州工业园区工商行政管理机关审核出具核准文件以及证照，公司秘书应自取得核准文件或者新证照之日起在合理的时间内与委托人及时交接。

    双方交接核准文件或者证照以后，委托人应妥善保存审批申请核准文件以及证照，除非委托人委托公司秘书保管核准文件或者证照。

    委托人与公司秘书交接核准文件以及证照，可以根据需要填写交接单。

    第十一条 证照及公章保管规范

    委托人与公司秘书签订委托协议或者合约，委托提供公司秘书服务的中介机构提供证照、公章等保管服务。

    中介机构应根据委托人的要求配备专人即公司秘书和必备的软硬件设施。

    公司秘书非经委托人书面或者口头同意不得以非公司秘书服务的目的披露、使用保管的重要文件。

    委托人如需外借、使用中介机构保管的文件，至少应提前1个工作日书面通知公司秘书。公司秘书自接到通知之日起在合理的时间内将其保管的文件，通过协商一致的方式转交给委托人的授权代表。

    中介机构不对因委托人的授权代表超越代理权限使用、披露重要文件所产生的一切法律后果承担责任。

    第十二条 通信、联络、通知规范

    中介机构根据委托人的委托事项与其签订委托协议或者合约，就苏州工业园区工商行政管理机关相关事项提供通知服务。

    中介机构应配备专人即公司秘书负责通知事项。

    公司秘书应就相关事项的进程，积极与苏州工业园区工商行政管理机关进行沟通，并及时向委托人反馈苏州工业园区工商行政管理机关的意见和建议。

    公司秘书与委托人可以书面约定通知方式，包括信件、电话、电子邮件以及传真等方式。

    公司秘书应恪尽职守，及时通知委托人。非因公司秘书的原因迟延通知的，公司秘书不承担因迟延所产生的法律责任。

第五章保密义务

    第十三条 公司秘书保证委托人的相关信息仅用于委托事项有关的用途或者目的。如经委托人提出书面要求，公司秘书应按照委托人的指示将含有保密信息的所有文件或其他资料归还委托人。

    第十四条 由委托人披露给公司秘书的商业计划、客户名单、技术信息、雇员名单等保密信息，未经委托人书面许可，公司秘书不得披露给其他任何第三方。

    第十五条 委托人委托公司秘书进行专利技术申请，其专利技术的所有权和知识产权均属于委托人所有，并不因为公司秘书的申请行为而可对所申请的专利技术提出所有权或者其他知识产权权利归属诉求。

    第十六条 中介机构应采取有效措施，确保如上保密措施的贯彻执行。

第六章委托关系的解除

    第十七条 中介机构与委托人可以协议解除委托关系，解除事由包括：

    1.委托协议中解除事项的发生；

    2.因为重大情势变更，双方不能达到委托的目的。重大情势变更包括中国相关法律法规的出台导致委托协议无法继续履行等；

    第十八条 委托人或者中介机构可以通过书面方式单方解除委托协议，解除事由包括：

    1. 委托人经中介机构催告后3个月内仍不支付委托费的，中介机构可以单方解除委托协议。中介机构还可以要求实际损失的赔偿责任以及违约责任。

    2.中介机构不履行委托协议中的委托事项，经委托人书面通知后无正当理由又不履行委托事项，给委托人带来重大经济损失或者产生严重法律后果的，委托人可以单方解除委托协议，并要求中介机构承担实际损失的赔偿责任和因违约而产生的违约责任。

    第十九条 在委托事项范围内发生不可抗力，中介机构在不可抗力结束后的合理时间内及时通知委托人。如果不可抗力导致委托事项无法继续进行，经双方友好协商，终止委托协议或者合约，并依据工作进程或者委托事项所费的时间支付合理费用。

    第二十条 提供A类企业公司秘书服务的中介机构与委托人解除委托协议或者合约，委托人应及时向苏州工业园区工商行政管理机关等相关部门进行公司注册地址变更登记。

第七章备案及定期报告

    第二十一条 自双方签订委托协议之日起30日内，提供公司秘书服务的中介机构应向苏州工业园区工商行政管理机关备案。

    第二十二条 经双方协商一致，委托人选择变更服务类型或者解除委托协议，自双方书面协议变更或者解除之日起30日内，双方应向苏州工业园区工商行政管理机关备案。

    第二十三条 经苏州工业园区工商行政管理机关的要求，中介机构应向工商行政管理机关提供公司秘书业务半年度和年度报告。

第八章 附则

    第二十四条 本规范由苏州工业园区会计服务外包示范基地负责解释。

    第二十五条 本规范自发布之日起实施。